Ticaret Fuarları Hakkında Özet

Objektirler ve Hedefler

Firmanızın ihtiyaçları hakkında düşünün ve bu noktadan hareketle objektifinizi belirleyin. İhtiyaçlarınızı belirledikten sonra hedef kitlenize odaklanın.

Firmanızın aşağıdakilerden hangisine odaklanması gerektiğini tespit edin;

  • Satış?
  • Pazar bilgisi?
  • Ürün liderleri?
  • Firma tanıtımı?
  • Klinik deneyler?
  • Yatırımlar?
Firmanızda siz ve çalışanlarınız birinci ilgi alanınızı satış olarak belirlediyseniz o zaman fuar standınıza distribitörleri, alıcıları ve diğer potansiyel alıcıları cezbetmeniz gerekir.

Diğer taraftan dolar bazında yatırım yapmak istiyorsanız o zaman muhtemel yatırımcı ve/veya ortaklarınızı kendi tarafınıza çekmeniz gerekir.

Bununla beraber tüm yapmak istediklerinizi daha önce tespit ettiğiniz objektiflerinize ve hitap etmek istediğiniz kitleyle ilişkilendirmeniz uygun olur.

Ticaret Fuarı Teşhir Öneri #1: Halkla İlişkiler
Tüm yazılı materyaliniz İngilizce'ye iyi hakim olan biri tarafından yazılmış olsun. Firmanızda böyle bir kişi yoksa olan birini bulup o kişiye yaptırın.

Halkla İlişkiler

Tüm medya kitinizin içeriği firmanızın kendisi ve ürünleri hakkında detaylı bilgi vermelidir. Bu kitler ticaret fuarı öncesinde ve/veya esnasında ürünleriniz ile ilgilenen basın mensuplarına dağıtılmalıdır. Fuar yerindeki basın merkezinde masa üstünde sergilenmelidir.

Medya kiti genellikle aşağıda belirtilen yazılı materyallerin karışımından oluşmalıdır;
  • Basın özeti
  • Fuara uygun basın broşürleri
  • Ürün bilgi listeleri ve fotoğrafları
  • Güncel fiyat listesi
  • Firma özgeçmişi
  • Firma hakkında basında çıkan yazılar
Firma hakkında önemli bilgi ve haberleri kite ekleyin fakat kiti gereksiz bilgilerle doldurmayın.

Fuardan birkaç ay önce göndereceğiniz yazılı ve diğer materyali önceden kontrol edin ve doğru güncellendiğinden emin olun.

Bu broşürlerde firmanızın ürünlerini ve teknolojisini iyi tanıyan elemanlarınızın telefon ve ulaşım bilgilerini de vermeyi unutmayın.


Ticaret Fuarı Teşhir Öneri #2: Halkla İlişkiler
Medya kitini gazete ve dergilere gönderme planlamasını yapınız.

Zamanı geldiğinde sponsor fuar organizasyonuna yukarıda belirttiğiniz tanıtım kitlerini uygun promosyon yapabilmeleri için gönderin.

Sergi

Fuarda satış reyonu
Fuar organizasyonunda fuar malzeme kitlerinin (tedarik edilen malzeme) ve içeriğini kontrol et (fuar masası, sandalye ve diğer bunun gibi malzemeler).

Genellikle fuar organizasyonu tarafından bu kitler verilmez bazen ufak koridorlar için halı tedarik edilir. Bu durumda fuar organizasyonuna, sandalye ve diğer ekipman için bir aracı firma tayin etmiştir. Bu aracı firmadan gerekli malzemeleri talep etmek gereklidir.

Bu aşamadan sonra gümrük işlerini, posterler, bilgisayarlar, projektör, ürün listesi ve diğer gerekli araçların uygun şekilde sağlanması gerekir.

Fuar yerini mümkün olduğunca ana firmaların yanında seçmeye çalışın. Ayrıca, merkezi bir yerde ve insan trafiğine uygun bölgede olmasında fayda vardır.

Sergi yeri tasarımı
Birincil olarak sergi yerinin bıraktığı intiba önemlidir. Sergi yeri tasarımı için bir bütçe ayırın ve bu rakam yapacağınız yer tasarımı ve tanıtımı için fazlasıyla yeterli olmalıdır. Bu tasarımı yaparken hedef kitlenin ve objektifleriniz doğrultusunda yapılmasını ayrıca sağlayın.

Ticaret Fuarı Teşhir Öneri #3: Halkla İlişkiler
  • Satış reyonunuzda fazla mülakat yapmayınız. Ama TV röportajları yapılabilir. Çünkü bu durumlar alıcıların ilgsini çeker.
  • Ürün ve teknoloji uygulama demonuzu uygun zamanda yapın. Bu demolar insanları cezbeder. Ama bu demoları yaparken uygulama kurallarına ayrıca dikkat ediniz.
Malzeme sevkiyatı, satış reyonu kurulumu ve toparlanma
Fuar organizatörleri sevkiyat şirketinin tüm koordinatlarını en ince noktasına kadar tedarik ederler.

Fuar malzemeleri çok ender durumlarda doğrudan sergi alanına sevk edilir. Bir aracı kurum vasıtasıyla tüm malzemelerin fuar alanına uygun bir şekilde sevk edilmesini sağlarlar.

Sergi alanı sahibi olarak size ait tüm sergi alanını kurmak ve sökmekle sorumlusunuzdur. Fakat bazı durumlarda fuar organizasyonu, eleman ve diğer yardımlarda bulunmaktadır.

Yukarıda belirtilen işlemin yerine getirilmesi için fuar organizasyonu gerekli kural ve şartları vermektedirler.

Fakat bu kurulma ve sökme esnasında herhangi bir olumsuz olay meydana gelirse bu durumu belgeli bir şekilde fuar organizasyonuna bildiriniz.

Ticaret Fuarı Teşhir Öneri #4: Sergi Yeri
Tüm fuara katılanlar kendi sergi alanının kurulması ve sökülmesinden kendileri 
sorumludur. Ayrıca, kurum ve söküm talimatları yazılı olarak verilmelidir. 
Herhangi bir projektör kullanılacaksa ekstra lamba ve fiş ve uzatma kablosu tedarik 
edilmelidir.

Olağanüstü bir durumda sergi alanında bir kırılma bozulma olursa bu durumu kontrol 
listesinden kontrol ederek eski haline gelmesi sağlanmalıdır.

Yazılı Tanıtım Malzemesi

Yazılı malzemeler sergi alanınızın önemli bir parçasıdır. Bu malzemeler dışında ziyaretçilerinizin yanlarına alıp götürecekleri başka birşey yoktur.

Bu sebepten dolayı, yazılı malzemelerin yaratılması için ayrıca önemli bir zaman ayırın. Bunun için İngilizcesi çok iyi olan profesyonellerle çalışın. Yazılı materyallerdeki hatalar sizin ve firmanızın hakkında olumsuz izlenimler bırakacaktır.

Yazılı materyalleriniz aşağıdaki gibi dağıtımı kolay olacak şekilde tasarlanmalıdır;
  • Medya kitinizin bir parçası olarak,
  • Broşür olarak,
  • Birbirini takip eder şekilde,
  • İş kartvizitleri gibi.
Fuara katılanlar dağıtılan materyal ile boğulurlar. Onun için az yazılı malzeme dağıtıp geri kalanları adreslerine postalamak daha uygundur.

Ticaret Fuarı Öneri #5: Yazılı Materyal
  • Bu materyaller için yaratıcılığı ön planda tutun. İlgili malzemeyi yaratmak için önceden 6 haftanız yoksa bu işe hiç girişmeyin ve elde olanı revize ederek yola devam edin.
  • Bu materyalleri hedef kitlenizin talepleri doğrultusunda hazırlayın ve sergi zamanı için elinizde yeteri kadar bulunsun.
  • Fuar tamamlandıktan sonra yazılı malzemeyi yanınızda geri götürün.

Fuar Sergi Alanında Yapılan Toplantılar

Fuar öncesi temaslar

Fuar öncesi firmanızın cari olarak ilişkide olduğu şahıs ve firmaları tespit edin. Fuar esnasında bu tespit ettiğiniz şahıslardan görmek istediklerinizi belirleyin. Ayrıca bu listenin oluşması için diğer iş arkadaşlarınızın tanıdıkları olup olmadığından faydalanarak 6 hafta öncesinden bu ortak listeyi hazırlayın. Sergi alanınızı ziyaret edecek kişiler daha önceden ziyaret edecekleri yerleri tespit ederler onun için kendi yerinizin durumu hakkında onları haberdar edin.

Bu bilgilendirme esnasında sergi numaranızı ve dağıtacağınız özel malzeme varsa onların içeriği hakkında da bilgi verin.

Randevular

Fuardan 4 hafta öncesinde faks veya e-mail ile firmanızın bu aktiviteye katılacağını ve kiminle katılacağını muhtemel müşterilerinize bildirin. Arkasından katılıp katılmayacaklarını sorun ve eğer katılıyorlarsa toplantı zamanını ayarlayın. Bu toplantı zamanlarını ayarlamanın ve sergi alanınızın ziyareti hususları üzerinde titizlikle durun.

Bu toplantının zamanını ve yerini fuar’a 2 hafta kala muhataplarına hassasiyetle bildirin.

Takip

Fuar esnasında toplantı yaptığınız tüm firma ve şahıslara bir teşekkür mektubu göndererek istedikleri ekstra bilgi varsa bu vesile ile onları da gönderin.

Fuar esnasında lehinize bir propaganda elde ettiyseniz bunun yazılı bir şeklini bu mektuplara ekleyerek gönderebilirsiniz.

Ticaret Fuarı Öneri # 6 : Fuar Toplantıları
Fuar toplantılarına fuarda teşhir etmek istemediğiniz teknoloji ile sakın katılmayın veya
gösteriş yapmayın.

Teşhir Zamanı

Fuar elemanlarınıza konu hakkında önceden bilgi verin ve kendilerinden emin olarak konuşmalarını sağlayın.

Bu elemanların tanıtacakları ürünü iyi tanıdıklarından ve iyi İngilizce bildiklerinden ayrıca emin olun.

Fuar başlayınca tüm zamanlarda teşhir alanında mutlaka bir kişi olmasını sağlayın ve ara zamanlarında ikinci bir kişinin orada olmasını sağlamak üzere daha önceden bütçenizi ona göre yapın ve gerekli tahsisatı alın.

Ticaret Fuarı Öneri # 6 : Fuar zamanı
  • Sergi alanı yakınında yemeyin – içmeyin.
  • Sigara içmeyin.
  • Genellikle ayakta durun. Boş durmayın ve gazete okumayın.
  • Fuarın durumuna göre uygun giyinin

Takip ve Takip Formları - Seyahat Raporu

Takip formları fuar esnasında kiminle ne konuştuğunuzu hatırlamanıza yardımcı olur. Bu formlara ayrıca yaptığınız konuşmayı destekler broşür ve malzeme listelerini de ekleyin.

Teşhir yerinde konuşulurken önemli bilgileri bu takip formuna not edin ve ilgi kişinin kartvizitini alarak bu forma iliştirin.

Tekrar ofise döndüğünüzde bu form üzerinden giderek kiminle ne görüşüldüğünü ve ertesinde ne yapmanız gerektiğini anlar ve ona göre sonuç raporlarını yazarsınız. Ayrıca teşhir esnasında kişi ve firmaların kimlikleri ve yapıları hakkında bilgi sahibi olmanızı sağlar.

Son olarak da fuar tarihinden 80 gün sonra bu kişilerle tekrar irtibat kurarak firma lehine ne tür bir iş ilişkisine girileceği tayin edilmelidir. (Satış, pazarlama veya yatırım stratejisi oluşturma gibi )

Ticaret Fuarı Öneri # 7 : Takip formlarında ne olmalı ?
  • Firma – ilişki kurulan kişi ismi ve ünvanı.
  • Firma ismi, adres, ülke, telefon, fax, e-mail ve web sitesi.
  • Firmanın teşhir edilen ürüne duyduğu ilgi (müşteri, potansiyel müşteri, ürün ilgi alanında olup, olmadığı)
  • Toplantı notları.
  • Takip kontrol listesi (gönderilen malzemeler, verilen demo ve ek ilişki gerekip gerekmediği).

    Bu blogdaki popüler yayınlar

    Akreditif (Letter of Credit veya LC) Nedir? Nasıl Yapılır?

    Başarı İçin Sihirli Sözcük Odaklanma

    Satışta Yapılan En Büyük 10 Takip Hatası