Daha Etkili Sunumlar İçin 10 Teknik ve İp Ucu


Kalıpları kırın ve kalabalığın önüne çıkın

Neden sunum? Ya da daha iyisi, niçin iyi sunum yapmayı öğreneceksiniz? Basitçe söylemek gerekirse, hayatınız tek bir büyük sunum. Sürekli sunuyorsunuz ve birçok insanın hayatları sunumlarla tanımlanmıştır. Terfiler alınmış veya kaçırılmış olabilir. Anlaşmalar kazanılmış veya kaybedilmiş olabilir. Bir seçim çoğunlukla bir adayın çok daha iyi bir sunucu olması nedeniyle kazanılır. Bu önemli bir yetenek, çoğu insanın sahip olmak istediği bir beceri.

Peki şimdi ne ile uğraşıyoruz? Kötüyle, gerçekten kötüyle. “Death by Powerpoint / PowerPoint ile Ölmek” deyimini duymuş olabilirsiniz. Bu tanım genellikle, kötü sunum yaratıp ve sunarak dinleyici kitlenizi sıkıntıdan öldürmeniz olarak tanımlanır. Bu dünyanın her yerinde, konferans salonlarında veya toplantı salonlarında oluyor. "Death by Powerpoint" için yapılan bir Google araması 402.000'den fazla sonuç sunar. Bu gerçek ve bununla ilgili bir şeyler yapmak zorundayız.

Hepimiz bu durumda bulunduk - madde işaretli listeler, uzun cümleler ve kalitesiz grafikler hariç ekranda bakacak hiçbir şey bulamadan, acayip sıkıcı, kuru, harflerle yazılmış bir sunumda oturduk. İşi daha da kötüleştirmek için, sunum yapan kişi ilginizi çekmeye, materyali anlamanıza yardımcı olmaya veya bakmaya değer herhangi bir şey yaratmaya çabalamadı. Adeta bir cehennemdesin ve sunumun bitmesi için dakikaları sayıyorsun. Ama bu şekilde olması gerekmez.

Kitlenizi kurtarabilirsiniz. Tutkunuzun ve mesajınızın her bir dinleyiciye ulaştığı canlı, etkili bir sunumcu olabilirsiniz. Sadece geniş konferans salonlarında sunum yapan kişilere değil, aynı zamanda (ve en önemlisi) meslektaşlarına dar, iki kişilik toplantı odasında konuşanlara hitap ediyorum.

Peki, senin için ne yapabilirim. Belki bir sorun olduğunu biliyordun ama bu konuda ne yapabileceğini bilmiyordun. Sizin daha iyi bir sunum yapmanız için şu 10 ip ucuna bir bakalım.

Daha etkili bir sunum için ip uçlarını şu 3 maddede toplayabiliriz:
Tasarım, Hazırlanma ve Sunum.

TASARIM

Hiç kuşkusuz, iyi tasarlanmış bir sunumda, çoğunlukla PowerPoint slaytları biçiminde, etkili görseller yer alacaktır. Bu da demek oluyor ki, görselleriniz önemli. Eğer bu konuda endişeleniyorsanız, şu belirtmek isterim. Görsel açıdan ilgi çekici, etkili sunumlar oluşturmak için bir tasarımcı olmak zorunda değilsiniz. Standart tasarım ilkelerine ilişkin bir anlayış ve kalıpların dışına çıkma isteği etkin bir tasarıma başlamak için yeterlidir.

#1 - Basit Tututun

Etkili PowerPoint sunum tasarımının temel taşının "Sadelik" kavramı olduğu konusunda aklımda herhangi bir şüphe yok. Bu, bir teknik değil, bir teori. Sadeliğin, özellikle sunum söz konusu olduğunda, çok şey ifade edebileceğini anlamalısınız. Sadelik, tek bir resim veya tek bir kelime olabilir. Sadelik, tüm bilginizi sunamayacağınız, bu nedenle en önemli kısımları seçmeniz gerektiğini anlamaktır. Bu tür maddeleri sıralamaya devam edebilirim, eminim siz de ilaveler yapabilirsiniz. Sadelik bir çok kişi için bir çok anlama gelebilir. Ancak sununuzu hazırlarken bu sözcüğü "Sadelik" olarak akılda tutmak fark yaratabilir.

Simplicity is the ultimate sophistication / Basit olan mutlak karmaşıklıktır
Leonardo Da Vinci
Sadelik fikri, uygulanması kolay gibi görünüyor. İnan bana değil. Herkes, sahip olduğu tüm bilgiyi, madde işaretli listelerle dolu önceden tasarlanmış bir şablona uygulayabilir. Görsellerinizi basitleştirmek ve yalnızca en önemli bilgileri vermek için gerçek bir zeka, sahip olduğunuz HERŞEY i gerektiriyor. Bir çok kısıtlama yapmanız gerekecek, bu etkili sunumda hatırlamanız gereken bir sözcük, ancak sunularınızı sonsuza kadar daha iyi hale getirecektir.

#2 -  Bilişsel Yük Teorisini Anlayın

Slayt tasarımın önemli bir yönü, bilişsel yük teorisi olup, öğrenme sürecinde beyne sunulan bilginin miktarının asgari düzeyde olması gerektiğini ifade etmektedir. Kitlenize yeni bilgiler sunduğunuz varsayıldığı için, dinleyicilerinizi bilgi bombardımanına tutamazsınız, özellikle de sözlü ve yazılı olarak. İnsanlar aynı anda okuyup dinleyemezler. Bu nedenler söyleyeceklerinizi uzun cümleler halinde ekranda göstermek sunumunuzu anlamsız kılar. Bu sadece itici değil, aynı zamanda hatırlanması da neredeyse imkansızdır. [Tabii ki, bu format üzerinde ısrar ediyorsanız, sunuyu bir Word dokümanı olarak e-postayla göndermek ve herkesi bu çileden kurtarmak daha iyi olur.]

Bunun yerine, slaytlarınızı mesajınızı destekleyen birkaç kelime ve görüntüyle görsel bir zemin olarak kullanın. Böylece, slaytınızın temasından, konuştuğunuzu anlar ve aynı zamanda ekranda da görsel olarak takip edebilirler. Dinleyicileriniz ekranda ki madde işaretli metinleri okumak için yarışıp neyin önemli neyin önemsiz olduğunu bulmak zorunda değiller. Slayttan çıkarıp almalarını istediğiniz konu için bir görsel ve tek bir nokta verin. Böylece slayta bakmakla daha az zaman harcar ve sizi dinlemeye odaklanabilirler.

#3 - Fontlarınızı Akıllıca Seçin

Bir PowerPoint sunumunda kullanılan yazı tipi, neredeyse gönderdiği mesaj kadar önemlidir, en azından benim görüşüme göre. Varsayılan olmayan bir fontu kullanmak (PowerPoint'e veya Keynote'a özgü olmayan bir yazı tipi kullanmak), sununuzu bireyselleştirmek ve metninizi aynı zamanda daha ilginç ve unutulmaz kılmak için mükemmel bir yoldur. Sununuzu yayınlamadan önce test ettiğinizden emin olun. PowerPoint'i tasarladığınız bilgisayarı kullanmıyorsanız, yazı tipleri tercüme edilemez. Bu sorunu çözmenin kolay bir yolu, metninizi bir görüntü olarak kaydetmektir. Düzenleyemezsiniz, ancak bu bir görüntü olduğundan tüm sistemlerde gösterilecek.

Artık bir font seçtiniz, birkaç tasarım ilkesine uyduğunuzdan emin olun. Öncelikle, fontunuzun okunaklı olduğundan emin olmalısınız. Bunu yapmak için boyut önemlidir. Ben sunumlarımda 30 puntonun altına inmemeye çalışıyorum. Eğer metninizin tamamını 30 pt veya üstünde ki büyüklüklerde slayta sığdıramıyorsanız çok fazla kelimeniz var demektir. Şunu sık sık duyuyorum, "Ancak önemli bulgular veya veriler gösteriyorsam, ekranda sığması için küçük bir yazı tipi kullanmam gerekiyor." Katılmıyorum. Sununuzda uzun bulgular veya kafa karıştırıcı veriler varsa bunları bir broşür halinde hazırlayıp verin. Sadece en önemli bulguları slaytlarınıza koyun.

Sans Serif yazı tipini kullanmak da okunabilirlik kazandırır. Serif yazı tipleri, yazı tipinin sonunda çok ince olabilen küçük "kuyruk" ları vardır. Bunun yanında karakter genişliği de çok incedir. Sans Serif yazı tipleri 90 derece kenarlara sahiptir ve baştan sona aynı genişliktedirler. Çoğu sunumlar büyük ekranlarda gösterilmekle birlikte çoğu zaman küçük ekranlarda gösterilir ve 5 cm lik kağıtlara bile yazdırılır. Bu daha küçük ortamlarda, Serif fontlarındaki "kuyruklar" kaybolabilir. Bu daha çok tercih meselesidir, ancak bu sorunları önlemek için ben Sans Serif yazı tiplerini kullanmayı tercih ediyorum.

Son olarak, yazı tipi sayısınızı en az seviyede tuttuğunuzdan emin olun. Herbir slaytta değişen fontları gördüğümde şoka uğramıştım. Bunun birçok nedeni var, bunların neredeyse tamamı birden yeterli hazırlığın yapılmadığı ve/veya birden fazla sistemde test yapılmadığına işaret ediyor. Ne olursa olsun, çok fazla font kullanmak dinleyicilerin kafasını karıştırır ve en hiç de profesyonelce görünmez. 2'den fazla farklı font kullanmamaya özen gösterin ve yayınlamadan önce sununuzu test ettiğinizden emin olun.

#4 Etkili Görüntü Kullanın

Etkili temaları ve fikirleri iletmek için imge bir zorunluluktur. IStockPhoto.com aradığınız görüntüleri bulmak için uygun fiyatlı ve kullanışlı bir kaynaktır. Görüntü bulmak için başka siteler (Flickr.com gibi) olsa da, bu en aranabilir, kullanışlı ve uygun maliyetli olanlardan birisi.





En altta, tipik (kötü tasarlanmış) bir PowerPoint slaydı var. Çirkin bir şablon, kelimeler ve madde listeleri kullanılarak bu şekilde daha da kötüleştirilebilir. Bu sunumda anlatılmak istenen 4 farklı nokta var. Üstte bu 4 noktayı 2 slayta bölünmüş  halde görüyorsunuz. Konuşmacı, artık okuyucuların kafası karışmadan veya önlerindekini okumalarını beklemeden, her noktaya odaklanabilir. Renk şeması ve model, izleyicilerin konuların birbirinden ayrı ancak ilişkili olduğunu anlamalarına yardımcı olur. Fotoğraflar iStockPhoto.com'dan satın alındı. 

HAZIRLIK

Kitleniz için gerçekten önemli bir mesajınız varsa, ona sahiplenmeniz gerekir. "Hikayenizi" anlatarak onların sizin için ne kadar önemli olduğunu belirtmeniz gerekir. Çoğu kişi "sunum" kelimesini duyunca ve "PowerPoint slaytları" düşünür. PowerPoint ve Keynote sunumunuzu zenginleştirmek için çok kullanışlı araçlar olabiliyor olsa da sunumlarınızı kapsamaz. Kelimeleri içeren bir slayt koleksiyonundan çok daha fazlasını içeren bir sunum hazırlama fırsatına sahipsiniz. Duygularınızı, tutkunuzu, gerçeğinizi ve hikayenizi iletebilir.

#5 Planlamak için zaman ayırın

Etkili bir sunum oluşturmak kolay değildir. Paylaşacak bir sürü bilgiye sahipsiniz ve teslim etmek için sınırlı bir zamanınız var. Sunumu basit tutmamız gerektiği için, mesajınızı en basit biçiminde açıkça sunana kadar ekleme, çıkartma ve gözden geçirmek için çok zaman harcamanız gerekebilir. Bunu yapmak için, zaman ayırmanız gerekiyor. Başka yolu yok.

Hiçbir sunum aynı değildir, bu nedenle sunum oluşturmak için gerekli minimum süreyi ayarlamak zor. Biliyorum ki, iyi bir sunum tek bir günde hazırlanamaz. Sadece, yaratmak, gözden geçirmek, yaratmak, pratik yapmak, geribildirim almak, gözden geçirmek, biraz daha pratik yapmak için kendinize zaman ayırmanız gerektiğini anlayın. Bir sunumun hazırlığında acele edilmesi felaketle sonuçlanacaktır.

#6 Parmaklıktan kurtulun


Çoğu kişi "sunum" kelimesini duyar ve hemen PowerPoint programını açar. Çok az insan programın kendi sınırlarını aşabilir. Benzersiz sunumlar oluşturmak için, sunumunuzu analog biçimde (yani kalem kağıt ile) düşünmek zorundasınız.

Bir sunum hazırlama sürecine, elime kağıt ve kalem alarak başlıyorum. Bazen bir kağıdı dokuza bölüp fikirlerimi çizmeye başlıyorum. Bunu yapmak için Picasso olmanıza gerek yok. Kimse sizi çizim yeteneğiniz ile değerlendirmeyecektir. Bazı fikirlerinizi tutabilir, birçok fikrinizi çöpe atabilirsiniz, ancak kendinizi bilgisayarınızdan uzaklaştırarak, yaratıcılığınızın dolaşımına izin veriyorsunuz.

Bazı kişiler Post-It yöntemini uygularlar. Post-It lerin her birini bir slayt olarak düşünüp sunumunuzu tasarlamaya başlayın. Post-It’leri duvara yapıştırarak genel bir görünüm elde edebilirsiniz. Beğenmediklerinizi çıkartır veya yerlerini değiştirebilirsiniz.

#7 Pratik, Pratik, Pratik

Pratik yapmanız gerektiğini söylemiş miydim? Sanırım söyledim. Sunumlar bugün çok aceleye getiriliyor, çok hazırlanılmıyor ve gerçek potansiyellerine hiç yaklaşmıyorlar. En iyi sunum yapanların bazıları, pratik yapma konusundaki taahhüdünden biliniyor. Apple CEO'su Steve Jobs, sunumlarını en ince detayına kadar ayarlamak için ekibiyle birlikte aylar önceden hazırlanmaya başlıyor. Çalışanlar genellikle Steve'i bir odada yalnız ve sunumunu yüksek sesle yaparken görürler. Bu hazırlanma, o kadar iyi akan sunumlara yol açmakta ve o kadar doğal ki, hiç yapay görünmemektedir.

Unutmayın sadelik kolay değildir. Steve Jobs için yaptığı sunumların bu kadar doğal görünmesi çok büyük miktarda pratik gerektiriyor.

Bir sunumu pratik etmek için bir çok farklı yol var. Tek başınıza kaldığınız zaman sunumunuzu bilgisayarınızda slayt gösterisi modunda uygulayabilirsiniz. Tek başınıza hazırlanmanın bir başka harika yolu ise, bir video kamera kurup bunun dinleyici kitleniz olduğunu düşünmektir. Sunumunuzu yapın ve kaydı izleyin. Kitlenizin ne gördüğünü görmek, size yeni bir bakış açısı kazandırmak için harika bir yoldur. Ellerinizi cebinize koymak, ellerinizi çok fazla kullanmak, aşağı bakmak gibi küçük nüansları fark edebilirsiniz. Eğer bir video kameranız yoksa, bir aynada kullanabilirsiniz.

Tabii ki, bir izleyici önünde pratik yapmaktan daha iyi bir pratik yolu yoktur. Size geri bildirim vermek için mümkün olduğunca tarafsız bir kitleye sunum yapmak, sunumunuzu ve sunum becerilerinizi geliştirecektir. Bu yöntem aynı zamanda akranlarınızın önünde sunum yapma korkusunu ortadan kaldırmanıza yardımcı olur. Bu nedenle yalnızca yapıcı eleştiri almanız (zor, biliyorum) değil, kendinizi canlı bir izleyicinin önünde daha rahat olmak konusunda da pratik etmiş olacaksınız. Artık göz teması ve canlı etkileşim gibi sunum becerilerini pratik edebilirsiniz.

Birçok iş sunumunun, bu hazırlıkları yapmak için yeterli zaman tanımadığını biliyorum. Bununla birlikte, tek bir pratik bile canlı sunumunuzu büyük ölçüde geliştirecektir. Ayrıca, bu teknikleri geliştirmek size daha iyi bir genel sunum sağlayacaktır.


Bir sunum hazırlamak için sayısız yöntem var ve hepimiz farklı yollarla hazırlanıyoruz. Bu yöntemin sizin için en iyisi olduğunu iddia edemem, ancak kesinlikle etkili olacağına inanıyorum.

SUNUM


Sununuzu geliştirirken ortaya koyduğunuz tüm bu sıkı çalışmalar sonunda bu noktaya geldiniz. Sunuş gününe, ve hazır olduğunuzu biliyorsunuz. Basit tasarım ilkelerine uydunuz ve saatlerce çalıştınız. İşte o canlı performansı sağlamanıza yardımcı olacak birkaç ipucu.

#8 Slaytlarınızı Okumayın

Bu bir düz yazı değil. Notların bile değil. PowerPoint sunumunuz, temalarınızı ve ana noktalarınızı sunmak için görsel bir zemin sadece. LÜTFEN, sunumunuza düz yazı olarak davranmayın.

Slaytlarınızı okursanız, dinleyici kitleniz anında neyden bahsettiğinizi bilmediğinizi ve onlara hazırlanmak için yeterince özenmediğinizin farkına varacaktır. Söylemeye bile gerek yok, sırtınızı dinleyicilere çevirip slaytlarınızı okurken siz ve izleyici arasında bir duvar yaratılır. Onlara karşı sadece konuşuyorsunuz bir iletişim kurmuyorsunuz. Mesajınızı destekleyen slaytlarla bir sunum tasarlamanız çok önemlidir. Bunu doğru bir şekilde yaparsanız, okuyacak  herhangi bir kelime bulamazsınız zaten.

#9 Siyah Slaytlar Kullanın


Bunun "Tasarım" bölümünde olması gerektiği gibi geldiğini biliyorum, ancak siyah slaytlar kullanmanın avantajı, bu slaytların izleyicinin dikkatini size, sunum yapan kişiye geri getireceğidir. Görsellerinizin sununuzun zeminini oluşturduğunu unutmayın. Sahnede ki yıldız siz olduğunuz için, izleyicilerin ilgisini mümkün olduğu kadar çok üzerinize çekmek isteyeceksiniz. Bu, tüm gözlerin sana dönüşeceği anlamına gelir, bu nedenle sunum becerileriniz önemlidir. Bu aynı zamanda slaytlarınıza geri dönme şansınızı ve kesinlikle onları okumak şansınız olmaz. Hem kelimenin anlamıyla (gözler, duygu) hem de mecazi olarak yeniden dinleyicilerinizle bağlanabileceksiniz. Bu aynı zamanda kitlenizin yeni bir konuya taşıdığınızı anlamasına yardımcı olmak için harika bir yoldur.


#10 Dinleyicinizle İletişime Geçin

Sunum iki yönlü bir iletişimdir. Konuşmanın çoğunu yapıyor olsanız da, bu, kitleyle bir görüşmedir. Onlara değil, onlarla konuşmak istiyorsunuz. Onlarla belirli bir seviyede bağlanıp, onları herhangi bir sayıda duygu ile buluşturuyorsunuz. İzleyicileri oturdukları koltuklarda kahkahalara boğan ve onları gözyaşılarına boğan sunumlar gördüm.

Bu bağlantıyı gerçekleştirmenin birçok yolu vardır. Beden dili ile başlar ve daha da önemlisi, göz teması. Bir arkadaşınızla konuşurken onun gözlerine bakarsınız. Çoğu zaman sunucunun gözleri perdeye, ekrana veya notlarına yönelir. Bu, büyük bir kopukluk oluşturur ve izleyiciye huzursuz bir his verir. Acaba, "Sunucu, burada olmak istiyor mu? Burada olmam umurunda mı?" diye düşünürler. Görsel temasla birlikte izleyici ile etkileşim anahtardır. Onlara sorular sorun ve hemen geri bildirim alın.

Bulunduğunuz sohbete onları dahil edin. Son bir yol kişisel bir hikayeyi paylaşmaktır. Kişisel bir şekilde konuşmak, izleyiciyi, kendi dünyanıza izin verecek kadar rahat olduğunuzu hissettirir. Bunun gibi hikayeler, bahsettiğiniz şey için her zaman geçerli olmayabilir (dolayısıyla bunlardan birini araya sıkıştırmaya çalışmayın), ancak fırsat kendiliğinden ortaya çıkarsa kaçırmayın.

Günümüzde sunumlar genelde kötüdür, ancak her zaman bu şekilde olması gerekmez. İpuçlarını kullanarak ve bu yazıdaki teknikleri takip ederek standart sunumların kalıplarını kırabilirsiniz. Kitleniz size teşekkür edecek.


Bu blogdaki popüler yayınlar

Akreditif (Letter of Credit veya LC) Nedir? Nasıl Yapılır?

Başarı İçin Sihirli Sözcük Odaklanma

Satışta Yapılan En Büyük 10 Takip Hatası